Data gaji karyawan merupakan informasi yang perlu dikelola dengan hati-hati dalam administrasi perusahaan. Selain mencantumkan jumlah penghasilan, dokumen perpajakan terkait gaji juga memuat informasi mengenai pemotongan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21.
Melalui Coretax DJP, perusahaan dapat mengatur kewenangan pengguna berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya. Artinya, tidak semua pegawai harus memiliki akses yang sama terhadap informasi perpajakan, termasuk data penghasilan karyawan.
Pengaturan tersebut dapat dilakukan melalui konsep Tempat Kegiatan Usaha (TKU) dan role pengguna. Lantas, siapa yang bisa mengakses data gaji di Coretax?
Mengapa Akses Data Gaji Perlu Dibatasi?
Dalam proses administrasi PPh Pasal 21, perusahaan wajib melakukan pemotongan pajak atas penghasilan karyawan dan menerbitkan bukti potong. Dokumen tersebut berkaitan langsung dengan kondisi finansial karyawan sehingga perlu dikelola secara hati-hati.
Tidak semua pegawai membutuhkan informasi mengenai penghasilan seluruh karyawan. Karena itu, perusahaan dapat menerapkan prinsip need to know, yaitu memberikan akses hanya kepada pihak yang membutuhkan informasi tersebut untuk menjalankan pekerjaannya.
Pembatasan akses data gaji penting karena:
- Data gaji berkaitan dengan informasi finansial karyawan.
- Bukti potong PPh Pasal 21 memuat informasi penghasilan dan pajak yang dipotong.
- Tidak semua pegawai membutuhkan akses terhadap seluruh data perpajakan.
- Pembatasan akses dapat mendukung pengendalian internal perusahaan.
Dengan pembagian kewenangan yang jelas, proses administrasi pajak dapat tetap berjalan tanpa memberikan akses yang lebih luas dari kebutuhan.
Siapa yang Bisa Mengakses Data Gaji di Coretax?
Akses terhadap data perpajakan di Coretax dapat disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab pengguna. Dalam pengelolaan PPh Pasal 21/26, terdapat pengguna yang bertugas menyusun dokumen dan ada pula pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan penandatanganan.
Beberapa role yang berkaitan dengan proses tersebut, antara lain:
- Drafter e-Bupot PPh Masa Pasal 21/26, yaitu pihak yang memiliki kewenangan menyusun dokumen bukti potong.
- Penandatangan e-Bupot PPh Masa Pasal 21/26, yaitu pihak yang memiliki kewenangan memberikan persetujuan atau tanda tangan elektronik.
- Penandatangan SPT Masa PPh Pasal 21, yaitu pihak yang memiliki kewenangan melakukan penandatanganan SPT.
Dengan pembagian role tersebut, pengguna tidak harus memiliki kewenangan yang sama. Pihak yang menyusun dokumen, misalnya, tidak selalu membutuhkan kewenangan untuk menandatangani dokumen.
Baca Juga: Data Pra-Isi Coretax: Gaji Otomatis Masuk SPT Tahunan
Bagaimana TKU Mengatur Akses Data di Coretax?
Tempat Kegiatan Usaha (TKU) merupakan salah satu konsep dalam Coretax yang dapat digunakan untuk membantu mengatur aktivitas dan kewenangan pengguna berdasarkan unit atau kegiatan usaha.
Pada perusahaan yang memiliki beberapa bagian atau unit, TKU dapat membantu mengelompokkan aktivitas administrasi sehingga kewenangan pengguna dapat disesuaikan dengan tanggung jawabnya.
Beberapa hal yang perlu dipahami mengenai TKU, antara lain:
- TKU dapat membantu pengaturan aktivitas dan kewenangan pengguna.
- Perusahaan dapat memiliki lebih dari satu TKU sesuai kebutuhan.
- TKU bukan berarti setiap unit memiliki kewajiban pajak yang terpisah.
- Administrasi perpajakan perusahaan tetap terintegrasi dalam Coretax.
Dengan demikian, TKU lebih berkaitan dengan pengelolaan aktivitas dan kewenangan pengguna dalam sistem, bukan pemisahan kewajiban pajak.
Apa Hubungan TKU dan Role Pengguna?
TKU dan role pengguna memiliki fungsi yang saling berkaitan. TKU membantu menentukan konteks unit atau kegiatan yang menjadi tanggung jawab pengguna, sedangkan role menentukan kewenangan yang dapat dilakukan pengguna dalam sistem.
Karena itu, perusahaan perlu memberikan role sesuai dengan pekerjaan masing-masing pengguna. Pemberian kewenangan yang terlalu luas dapat membuat seseorang mengakses informasi atau menjalankan fungsi yang sebenarnya tidak diperlukan.
Pembagian role dapat membantu perusahaan:
- memisahkan tugas penyusunan dan penandatanganan dokumen;
- memberikan kewenangan sesuai tanggung jawab;
- membatasi akses terhadap informasi yang tidak diperlukan;
- memperkuat pengendalian internal administrasi pajak.
Pengaturan role dengan demikian bukan hanya persoalan teknis penggunaan Coretax, tetapi juga bagian dari tata kelola perpajakan perusahaan.
Cara Mengatur TKU dan Role di Coretax
Pengaturan akses dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan mengelola akun perusahaan, termasuk Person in Charge (PIC). Perusahaan dapat menambahkan TKU terlebih dahulu sebelum mengatur role pengguna.
Untuk menambahkan TKU, langkah yang dapat dilakukan adalah:
- Login ke akun Coretax menggunakan akses PIC.
- Pilih Portal Saya.
- Masuk ke Profil Saya.
- Pilih Informasi Umum.
- Masuk ke bagian Tempat Kegiatan Usaha/Sub Unit.
- Pilih Tambah dan isi rincian TKU.
Setelah TKU tersedia, perusahaan dapat mengatur role pengguna melalui menu Wakil/Kuasa Saya.
Langkahnya meliputi:
- Buka Portal Saya.
- Pilih Profil Saya.
- Masuk ke Wakil/Kuasa Saya.
- Pilih pengguna yang akan diberikan kewenangan.
- Klik Assign Roles.
- Tentukan role sesuai tanggung jawab pengguna.
Sebelum memberikan role, perusahaan perlu memastikan bahwa kewenangan tersebut memang diperlukan untuk pekerjaan pengguna.
Akses Coretax Perlu Dievaluasi secara Berkala
Pemberian akses bukan proses yang cukup dilakukan sekali. Perusahaan perlu meninjau kembali kewenangan pengguna ketika terjadi perubahan jabatan, unit kerja, maupun hubungan kerja.
Evaluasi akses penting dilakukan ketika:
- pegawai berpindah jabatan atau unit;
- tanggung jawab pekerjaan berubah;
- terjadi pergantian PIC;
- pegawai tidak lagi bekerja di perusahaan;
- struktur organisasi mengalami perubahan.
Dengan evaluasi secara berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa pengguna hanya memiliki akses yang sesuai dengan tugasnya.
Baca Juga: Tak Perlu Tunggu Kiriman dari Perusahaan, Begini Cara Cek BPA1 di Coretax
FAQ Seputar Akses Data Gaji di Coretax
1. Siapa yang bisa akses data gaji di Coretax?
Akses data gaji dapat diberikan kepada pengguna yang memiliki kewenangan sesuai tugas dan role yang ditetapkan perusahaan.
2. Apakah semua pegawai bisa melihat data gaji di Coretax?
Tidak. Akses dapat dibatasi berdasarkan tugas, tanggung jawab, unit kerja, dan role pengguna.
3. Apa fungsi TKU dalam Coretax?
TKU membantu mengatur aktivitas dan kewenangan pengguna berdasarkan tempat atau unit kegiatan usaha perusahaan.
4. Apa fungsi role pengguna di Coretax?
Role menentukan kewenangan pengguna dalam menjalankan aktivitas perpajakan, seperti menyusun atau menandatangani bukti potong dan SPT.
5. Mengapa akses data gaji di Coretax perlu dibatasi?
Pembatasan akses membantu menjaga kerahasiaan informasi penghasilan karyawan dan mendukung pengendalian internal perusahaan.
