Apa Itu E-Invoice? Ini Definisi, Jenis, dan Bedanya dengan Invoice Biasa

Di tengah perkembangan digitalisasi bisnis, proses administrasi keuangan kini semakin praktis, tak terkecuali dalam urusan penagihan. Salah satu sistem yang mulai banyak digunakan perusahaan adalah e-invoice atau invoice elektronik.

Penggunaan e-invoice membantu perusahaan membuat, mengirim, dan memproses tagihan secara otomatis melalui sistem digital. Selain lebih efisien, metode ini juga dinilai mampu mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan mempercepat proses pembayaran.

Lantas, apa sebenarnya e-invoice? Apa saja jenisnya, dan apa perbedaannya dengan invoice biasa? Simak penjelasannya dalam artikel ini.

Apa Itu E-Invoice?

E-invoice adalah invoice atau faktur elektronik yang dibuat, dikirim, dan diproses secara digital menggunakan sistem elektronik.

Secara umum, e-invoice memiliki beberapa karakteristik berikut:

Dibuat melalui software akuntansi atau sistem ERP;
Dikirim secara elektronik tanpa perlu dicetak;
Menggunakan format data terstruktur;
Dapat diproses otomatis oleh sistem komputer; serta
Mempermudah pencatatan transaksi bisnis.

Invoice elektronik biasanya memuat informasi seperti:

Nama penjual dan pembeli;
Nomor invoice;
Detail barang atau jasa;
Jumlah tagihan;
Tanggal transaksi; dan
Informasi pembayaran.

Apa Saja Manfaat E-Invoice?

Penggunaan e-invoice memberikan berbagai keuntungan bagi bisnis.

Berikut beberapa manfaatnya:

Mempercepat proses pembuatan dan pengiriman invoice;
Mengurangi risiko kesalahan input data;
Mempermudah pencatatan transaksi;
Mempercepat proses pembayaran;
Menghemat biaya operasional;
Mempermudah pelacakan dokumen; serta
Mengurangi penggunaan kertas.

Selain itu, e-invoice juga membantu perusahaan:

Meningkatkan efisiensi administrasi;
Mempermudah audit transaksi; dan
Mendukung transformasi digital bisnis.

Bagaimana Cara Kerja E-Invoice?

Secara umum, e-invoice bekerja melalui sistem digital yang terhubung antara pihak penjual dan pembeli. Berikut tahapan cara kerjanya:

1. Pembuatan Invoice

Pada tahap ini, perusahaan membuat invoice melalui sistem digital berdasarkan transaksi yang terjadi. Proses ini biasanya dilakukan menggunakan:

Software akuntansi;
Sistem ERP; atau
Platform invoice online.

2. Validasi Data

Sistem akan memeriksa data invoice secara otomatis agar sesuai dengan standar yang berlaku. Proses validasi dilakukan untuk memastikan:

Data transaksi lengkap;
Nominal tagihan sesuai;
Informasi pelanggan benar; serta
Tidak ada kesalahan input data.

3. Pengiriman Invoice

Setelah divalidasi, invoice dikirim kepada pelanggan secara elektronik. Pengiriman dapat dilakukan melalui:

Email;
Portal pelanggan; atau
Sistem bisnis terintegrasi.

4. Pemrosesan oleh Penerima

Pelanggan menerima invoice dan sistem mereka dapat langsung membaca data transaksi secara otomatis. Hal ini membantu perusahaan:

Mempercepat proses administrasi;
Mengurangi input manual; dan
Mempermudah pencatatan utang usaha.

5. Pembayaran dan Pencatatan

Invoice yang telah diverifikasi akan diproses untuk pembayaran dan dicatat dalam sistem keuangan perusahaan. Tahap ini membantu:

Mempercepat pembayaran;
Mempermudah rekonsiliasi transaksi; serta
Menjaga arus kas bisnis tetap lancar.

Baca Juga: Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak: Definisi, Fungsi, dan Dasar Hukum

Jenis-Jenis Invoice

Dalam praktik bisnis, terdapat beberapa jenis invoice yang umum digunakan. Di antaranya sebagai berikut:

1. Faktur Penjualan

Faktur penjualan digunakan untuk menagih pembayaran atas penjualan barang atau jasa.

Invoice ini biasanya berisi:

Nama pelanggan;
Detail produk atau jasa;
Jumlah pembayaran; dan
Jatuh tempo pembayaran.

2. Faktur Proforma

Faktur proforma merupakan invoice sementara yang berisi estimasi biaya sebelum transaksi dilakukan.

Dokumen ini biasanya digunakan untuk:

Memberikan gambaran harga kepada pelanggan;
Penawaran bisnis; atau
Transaksi ekspor dan impor.

3. Faktur Jatuh Tempo

Invoice ini dikirim kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran hingga melewati batas waktu.

Tujuannya, antara lain:

Mengingatkan pelanggan terkait tagihan;
Mempercepat pembayaran; serta
Menghindari keterlambatan piutang.

4. Memo Kredit

Memo kredit diterbitkan untuk mengurangi jumlah tagihan atau memberikan pengembalian dana.

Dokumen ini biasanya digunakan ketika:

Terjadi kesalahan tagihan;
Barang rusak; atau
Pelanggan mendapatkan potongan harga.

5. Memo Debit

Memo debit digunakan ketika terdapat tambahan biaya yang perlu dibayarkan pelanggan.

Contohnya:

Penambahan layanan;
Revisi biaya proyek; atau
Kekurangan pembayaran sebelumnya.

6. Faktur Komersial

Faktur komersial digunakan dalam transaksi internasional untuk kebutuhan ekspor dan impor.

Dokumen ini biasanya memuat:

Informasi barang;
Nilai transaksi;
Negara tujuan; dan
Data kepabeanan.

7. Faktur Berulang

Invoice ini dikirim secara rutin dalam periode tertentu untuk layanan berlangganan.

Contoh penggunaannya meliputi:

Langganan software;
Membership gym; atau
Layanan streaming.

Mengenal Standar E-Invoice

Dalam penerapannya, e-invoice menggunakan standar tertentu agar data invoice dapat dibaca, dikirim, dan diproses otomatis oleh berbagai sistem bisnis.

Standar e-invoice merupakan aturan yang mengatur:

Jenis format invoice elektronik;
Struktur data dalam invoice;
Cara pertukaran data antar sistem; serta
Sintaks atau format penulisan data elektronik.

Penggunaan standar ini membantu perusahaan:

Mempermudah pertukaran data bisnis;
Mengurangi kesalahan pemrosesan invoice;
Mendukung otomatisasi transaksi; dan
Memastikan kompatibilitas antar sistem.

Di beberapa negara, penggunaan standar e-invoice bahkan diwajibkan, terutama untuk transaksi dengan instansi pemerintah atau antarperusahaan tertentu.

Jenis Standar E-Invoice yang Umum Digunakan

Berikut beberapa standar e-invoice yang paling umum digunakan:

1. JSON (JavaScript Object Notation)

JSON merupakan format pertukaran data ringan yang mudah dibaca oleh manusia maupun sistem komputer.

Standar ini banyak digunakan karena:

Formatnya sederhana;
Mudah diproses aplikasi modern;
Kompatibel dengan berbagai bahasa pemrograman; serta
Mendukung integrasi sistem digital.
JSON kini mulai banyak digunakan dalam sistem invoice elektronik modern dan aplikasi berbasis web.

2. XML (eXtensible Markup Language)

XML adalah bahasa markup yang digunakan untuk menyusun struktur dan isi data dalam format digital.

XML menjadi salah satu standar e-invoice paling umum karena:

Fleksibel digunakan di berbagai sistem;
Mudah dikembangkan sesuai kebutuhan;
Mempermudah pertukaran data elektronik; serta
Dapat dibaca manusia maupun mesin.

Dalam invoice berbasis XML, setiap data diberi label tertentu sehingga sistem dapat mengenali dan memproses informasi secara otomatis.

3. Peppol BIS

Peppol BIS merupakan standar dokumen elektronik yang digunakan dalam jaringan Peppol untuk proses pengadaan dan transaksi bisnis.

Standar ini membantu:

Pertukaran invoice lintas negara;
Integrasi antar sistem bisnis;
Mempermudah transaksi pengadaan; serta
Mendukung interoperabilitas sistem digital.

Peppol BIS banyak digunakan dalam ekosistem bisnis dan pemerintahan di berbagai negara.

4. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport)

EDIFACT adalah standar global untuk pertukaran data elektronik atau Electronic Data Interchange (EDI). Standar ini telah lama digunakan di berbagai industri untuk pertukaran dokumen bisnis tanpa kertas, termasuk invoice.

EDIFACT memiliki beberapa fungsi, seperti:

Mempermudah pertukaran data bisnis;
Mendukung otomatisasi dokumen elektronik;
Mengurangi proses manual; serta
Mempercepat komunikasi antarperusahaan.

Saat ini, EDIFACT juga mulai banyak diadaptasi dalam sistem e-invoice modern.

Apa Perbedaan E-Invoice dan Invoice Biasa?

Meski sama-sama digunakan sebagai dokumen penagihan, e-invoice dan invoice biasa memiliki beberapa perbedaan mendasar.

Berikut perbedaannya:

Aspek	Invoice Biasa	E-Invoice
Bentuk	Kertas atau PDF	Digital terstruktur
Proses Pembuatan	Manual	Otomatis
Pengiriman	Cetak atau email	Sistem elektronik
Validasi Data	Manual	Otomatis
Integrasi Sistem	Terbatas	Terintegrasi
Efisiensi	Lebih rendah	Lebih tinggi

Dari perbadingan di atas, bisa dikatakan bahwa:

Invoice biasa lebih banyak menggunakan proses manual;
E-invoice lebih praktis karena terintegrasi dengan sistem digital; serta
E-invoice memungkinkan proses bisnis berjalan lebih cepat dan efisien.

FAQ Seputar E-Invoice

1. Apakah e-invoice sama dengan invoice digital?

Tidak. Invoice digital umumnya berupa file PDF atau hasil scan invoice kertas, sedangkan e-invoice menggunakan format data terstruktur yang dapat diproses otomatis oleh sistem komputer.

2. Apa manfaat utama menggunakan e-invoice?

E-invoice membantu bisnis mempercepat proses penagihan, mengurangi kesalahan input data, menghemat biaya operasional, dan mempermudah pencatatan transaksi.

3. Apakah e-invoice aman digunakan?

Ya. E-invoice umumnya menggunakan sistem digital terintegrasi yang dilengkapi validasi data dan penyimpanan elektronik sehingga lebih aman dibanding invoice manual.

4. Siapa saja yang bisa menggunakan e-invoice?

E-invoice dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar, terutama yang ingin mengotomatisasi proses administrasi dan penagihan.

5. Apa perbedaan invoice biasa dan e-invoice?

Invoice biasa biasanya dibuat secara manual dalam bentuk kertas atau PDF, sedangkan e-invoice dibuat dan diproses secara otomatis melalui sistem elektronik terintegrasi.